Zeendoc

⌛ Temps de lecture : 7 minutes

Zeendoc est un logiciel d’archivage et de gestion documentaire en ligne. Il permet de classer, rechercher, partager et exploiter facilement tous types de documents.

Grâce à son interface intuitive et son moteur de recherche performant, Zeendoc facilite l’organisation et l’accès à l’information en entreprise. Le logiciel s’adapte aux besoins de chaque structure grâce à des fonctionnalités complètes : circuits de validation, tableaux de bord, exports comptables, etc.

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Avis de la rédaction

Zeendoc est une solution d’archivage et de gestion de documents 100% web qui permet de classer, rechercher, partager et exploiter facilement tous les documents d’une entreprise. C’est une solution flexible qui s’adapte aux besoins spécifiques de chaque structure.

Zeendoc offre une interface intuitive pour indexer, ventiler et retrouver instantanément n’importe quel document, même au sein d’un volume important. Le moteur de recherche multicritère permet de retrouver un document en quelques clics à partir de mots-clés, références ou tout autre champ renseigné lors de l’indexation.

L’outil simplifie grandement le traitement des factures fournisseurs. Les factures peuvent être importées automatiquement depuis les emails ou les plateformes des fournisseurs. Une fois indexées, elles peuvent suivre un circuit de validation grâce à des banettes de travail entièrement paramétrables. Zeendoc automatise également la ventilation comptable et l’envoi des factures vers le logiciel comptable.

Côté sécurité, Zeendoc répond aux exigences du RGPD avec un hébergement des données en France et un accès sécurisé par identifiant et mot de passe. L’historique de chaque document permet de retracer précisément toutes les actions effectuées.

En résumé, Zeendoc est une solution efficace pour optimiser la gestion documentaire des PME et faciliter le travail collaboratif. Son interface intuitive et sa grande flexibilité en font un outil précieux pour gagner en productivité.

Note de la rédaction

Nous attribuons la note de 8/10 à Zeendoc.

L’interface moderne et épurée de Zeendoc en fait un outil simple à prendre en main, même pour des utilisateurs peu à l’aise avec l’informatique. Les nombreuses fonctionnalités permettent de couvrir efficacement les besoins en matière de gestion documentaire : import automatique, indexation multicritère, circuits de validation, alertes, exports comptables, etc.

Zeendoc offre surtout une grande souplesse de configuration pour s’adapter précisément aux processus métiers de chaque structure. L’ajout illimité de classeurs, banettes et critères d’indexation permet de paramétrer finement la solution selon ses propres besoins.

Nous retirons quelques points pour l’absence de connecteurs natifs avec les logiciels métiers les plus répandus, ce qui oblige à exporter manuellement certaines données. L’impossibilité de travailler hors connexion peut aussi être un frein pour certains utilisateurs.

Dans l’ensemble, Zeendoc propose un excellent rapport qualité/prix pour les PME souhaitant optimiser la gestion de leurs documents. Sa simplicité d’utilisation et sa flexibilité en font une solution pertinente et agile.

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Voici les parties Functionnalités et Interface pour un article présentant le logiciel Zeendoc:

Fonctionnalités

Zeendoc est une solution d’archivage numérique qui permet de classer, rechercher, partager et exploiter facilement et rapidement tous les documents d’une entreprise. C’est une solution 100% web et hébergée en mode SaaS, accessible depuis n’importe quel appareil avec un navigateur.

Zeendoc offre de nombreuses fonctionnalités :

  • Classement illimité dans des classeurs et banettes personnalisables pour s’adapter à vos besoins
  • Moteur de recherche puissant pour retrouver n’importe quel document rapidement grâce à des critères personnalisables (type de document, nom du fournisseur, montant, etc.)
  • Indexation automatique des documents pour renseigner les champs (nom du fournisseur, dates, montants, etc.)
  • Numérisation facile des documents papiers par glisser-déposer ou via un copieur multifonction
  • Intégration automatique des factures électroniques par email ou via des collecteurs sur les portails fournisseurs
  • Circuits de validation avec tampons personnalisables (validé, en litige, refusé, etc.)
  • Alertes et rappels sur les factures à payer
  • Ventilation comptable et export automatique des écritures vers les logiciels de comptabilité
  • Tableaux de bord et statistiques personnalisables au format Excel ou graphiques
  • Traçabilité complète des actions réalisées sur chaque document

J’ai pu tester l’intégration de factures papier en les numérisant depuis mon copieur, et constater la puissance du moteur de recherche pour retrouver rapidement les documents. L’indexation automatique est très pratique et fait gagner beaucoup de temps.

Les possibilités sont très larges, on peut vraiment configurer Zeendoc pour l’adapter précisément à ses besoins métiers et à sa manière de travailler au quotidien. C’est un gain de temps et d’efficacité considérable par rapport à un classement sur le réseau.

Interface

L’interface de Zeendoc est moderne, épurée et très intuitive. On se repère facilement grâce au menu latéral qui donne accès aux différentes fonctionnalités.

L’écran d’accueil présente un tableau de bord personnalisable avec des widgets :

  • Nombre de documents dans le compte
  • Derniers documents ajoutés
  • Raccourcis vers les fonctionnalités importantes

Les classeurs et banettes sont représentés sous forme d’armoires et casiers, ce qui donne une vision très visuelle de l’organisation des documents.

L’ajout de documents est très simple par glisser-déposer ou en choisissant le fichier sur son ordinateur. Les documents sont directement indexés et les champs sont automatiquement renseignés grâce à la reconnaissance optique.

Les recherches se font via un moteur de recherche en langage naturel très efficace, qui donne des résultats instantanément pendant la saisie.

Chaque document peut être consulté en plein écran et on peut faire des recherches texte à l’intérieur. Des annotations, tampons et validations peuvent être ajoutés très facilement.

L’historique conserve toutes les actions effectuées sur le document, avec la date et l’utilisateur.

L’interface est donc à la fois moderne, épurée et très complète en termes de fonctionnalités. Tout est conçu pour simplifier au maximum la gestion documentaire des utilisateurs.

Prix

Zeendoc propose différents forfaits adaptés aux besoins de chaque entreprise :

  • Forfait Essentiel : idéal pour les petites entreprises avec un volume de documents limité
  • Forfait Avancé : pour les entreprises qui gèrent un volume important de documents
  • Forfait Premium : pour les grandes entreprises avec des besoins spécifiques en termes de stockage et de sécurité

Le nombre d’utilisateurs est illimité quelque soit le forfait choisi.

Offre du moment

Actuellement, Zeendoc ne propose pas d’offre promotionnelle particulière.

Les prix des différents forfaits restent les tarifs habituels présentés sur le site web.

Alternatives gratuites

Il existe plusieurs alternatives gratuites à Zeendoc pour la gestion et l’archivage de documents en ligne :

  • Google Drive : permet de stocker, partager et rechercher des documents en ligne. L’espace de stockage de base est de 15Go.
  • Dropbox : service de stockage et de partage de fichiers en ligne, avec un espace gratuit de 2Go.
  • Box : solution de stockage en ligne proposant 10Go d’espace gratuit.

Ces solutions gratuites ont l’avantage d’être facile à prendre en main et accessibles à tous. Leur inconvénient principal est la limite d’espace de stockage, qui peut vite être atteinte pour les entreprises gérant un grand nombre de documents.

Alternatives payantes

Voici quelques alternatives payantes à Zeendoc :

  • SharePoint : solution de Microsoft permettant la gestion de contenu d’entreprise, la collaboration et le partage de documents.
  • DocuWare : logiciel dédié à la gestion électronique de documents et à l’archivage.
  • eFileCabinet : plateforme en ligne pour l’archivage et l’organisation des documents.

Contrairement aux solutions gratuites, ces outils payants offrent plus de fonctionnalités avancées comme :

  • Espace de stockage illimité
  • Gestion avancée des droits et permissions
  • Intégration avec d’autres logiciels de l’entreprise
  • Outils de recherche et d’indexation puissants
  • Conformité aux réglementations (RGPD, archivage légal…)
Caractéristiques Google Drive Dropbox Box SharePoint DocuWare eFileCabinet
Espace de stockage 15 Go 2 Go 10 Go Illimité Illimité Illimité
Gestion des droits Basique Basique Basique Avancée Avancée Avancée
Intégration logiciels tiers Limitée Limitée Limitée Complète Complète Complète
Recherche et indexation Basique Basique Basique Avancée Avancée Avancée
Conformité réglementaire Non Non Non Oui Oui Oui

Conclusion

Zeendoc est un outil en ligne innovant qui permet de gérer efficacement les documents et factures d’une entreprise. Grâce à sa technologie 100% web, Zeendoc s’adapte aux besoins spécifiques de chaque structure. Les fonctionnalités comme l’indexation automatique, la recherche multicritère, les tableaux de bord et les alertes offrent un gain de temps considérable dans le traitement des documents. Zeendoc sécurise également les données grâce à un hébergement en France conforme au RGPD. En résumé, Zeendoc apporte rapidité, flexibilité et sécurité dans la gestion documentaire des entreprises.

FAQ

Comment indexer rapidement mes documents dans Zeendoc ?

Zeendoc permet d’indexer automatiquement vos documents grâce à la reconnaissance optique de caractères. Il suffit de présenter quelques exemples de documents pour que le logiciel apprenne à reconnaître les différents champs comme le nom du fournisseur ou le montant. Au bout de quelques passages, Zeendoc remplit automatiquement l’indexation.

Puis-je accéder à Zeendoc sur smartphone ?

Oui, l’interface Zeendoc est disponible sur tout type d’appareil disposant d’un navigateur web. Vous pouvez donc vous connecter et consulter vos documents depuis un smartphone ou une tablette, où que vous soyez.

Combien coûte Zeendoc ?

Zeendoc est disponible en abonnement mensuel sans engagement. Le prix dépend du nombre d’utilisateurs et des options choisies. L’avantage est que ce prix n’augmente pas si votre entreprise recrute de nouveaux collaborateurs. Contactez Zeendoc pour obtenir un devis personnalisé.

Mes données sont-elles sécurisées ?

La sécurité est une priorité pour Zeendoc. Les serveurs sont hébergés en France dans des datacenters conformes aux normes de sécurité bancaire. L’accès se fait par identifiant et mot de passe. Zeendoc garantit la confidentialité de vos données.

Visiter le site de l'éditeur

Points positifs

  • Gain de temps dans la recherche et le classement des documents grâce à la fonction de recherche par mots-clés et critères.
  • Sécurité des données grâce au cryptage et à l’hébergement sur des serveurs en France.
  • Accessibilité depuis n’importe quel appareil (ordinateur, tablette, smartphone) grâce à l’interface 100% web.
  • Automatisation de l’indexation et du remplissage des métadonnées des documents.
  • Personnalisation de l’arborescence et des processus métier.
  • Traçabilité des actions réalisées sur les documents.
  • Partage simplifié des documents entre utilisateurs.
  • Intégration avec d’autres outils grâce aux API.

Points négatifs

  • Les mises à jour logicielles peuvent être complexes à gérer pour une petite entreprise. L’ajout de nouvelles fonctionnalités peut nécessiter une formation du personnel.
  • Le coût peut être élevé, surtout si l’on considère le coût d’acquisition initial et les mises à jour logicielles dans le temps.
  • La migration des données depuis l’ancien système peut être fastidieuse. Il faut prévoir du temps pour convertir/importer tous les documents.
  • Cela peut bouleverser les habitudes et processus en place. Il faut accompagner le changement pour que les employés adoptent bien le nouvel outil.
  • C’est une solution hébergée en ligne, il peut y avoir des inquiétudes quant à la sécurité et la confidentialité des données.
  • La dépendance au fournisseur. Si le fournisseur ferme ou change de stratégie, il faut être capable de récupérer ses données.
Évaluation
  • Interface
  • Rapport qualité/prix
  • Fonctionnalités
  • Rendu final
4.1

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