Zeendoc

Avis de la rédaction

Zeendoc est une solution d’archivage et de gestion de documents 100% web qui permet de classer, rechercher, partager et exploiter facilement tous les documents d’une entreprise. C’est une solution flexible qui s’adapte aux besoins spécifiques de chaque structure.

Zeendoc offre une interface intuitive pour indexer, ventiler et retrouver instantanément n’importe quel document, même au sein d’un volume important. Le moteur de recherche multicritère permet de retrouver un document en quelques clics à partir de mots-clés, références ou tout autre champ renseigné lors de l’indexation.

L’outil simplifie grandement le traitement des factures fournisseurs. Les factures peuvent être importées automatiquement depuis les emails ou les plateformes des fournisseurs. Une fois indexées, elles peuvent suivre un circuit de validation grâce à des banettes de travail entièrement paramétrables. Zeendoc automatise également la ventilation comptable et l’envoi des factures vers le logiciel comptable.

Côté sécurité, Zeendoc répond aux exigences du RGPD avec un hébergement des données en France et un accès sécurisé par identifiant et mot de passe. L’historique de chaque document permet de retracer précisément toutes les actions effectuées.

En résumé, Zeendoc est une solution efficace pour optimiser la gestion documentaire des PME et faciliter le travail collaboratif. Son interface intuitive et sa grande flexibilité en font un outil précieux pour gagner en productivité.

Note de la rédaction

Nous attribuons la note de 8/10 à Zeendoc.

L’interface moderne et épurée de Zeendoc en fait un outil simple à prendre en main, même pour des utilisateurs peu à l’aise avec l’informatique. Les nombreuses fonctionnalités permettent de couvrir efficacement les besoins en matière de gestion documentaire : import automatique, indexation multicritère, circuits de validation, alertes, exports comptables, etc.

Zeendoc offre surtout une grande souplesse de configuration pour s’adapter précisément aux processus métiers de chaque structure. L’ajout illimité de classeurs, banettes et critères d’indexation permet de paramétrer finement la solution selon ses propres besoins.

Nous retirons quelques points pour l’absence de connecteurs natifs avec les logiciels métiers les plus répandus, ce qui oblige à exporter manuellement certaines données. L’impossibilité de travailler hors connexion peut aussi être un frein pour certains utilisateurs.

Dans l’ensemble, Zeendoc propose un excellent rapport qualité/prix pour les PME souhaitant optimiser la gestion de leurs documents. Sa simplicité d’utilisation et sa flexibilité en font une solution pertinente et agile.

Voici les parties Functionnalités et Interface pour un article présentant le logiciel Zeendoc:

Fonctionnalités

Zeendoc est une solution d’archivage numérique qui permet de classer, rechercher, partager et exploiter facilement et rapidement tous les documents d’une entreprise. C’est une solution 100% web et hébergée en mode SaaS, accessible depuis n’importe quel appareil avec un navigateur.

Zeendoc offre de nombreuses fonctionnalités :

• Classement illimité dans des classeurs et banettes personnalisables pour s’adapter à vos besoins
• Moteur de recherche puissant pour retrouver n’importe quel document rapidement grâce à des critères personnalisables (type de document, nom du fournisseur, montant, etc.)
• Indexation automatique des documents pour renseigner les champs (nom du fournisseur, dates, montants, etc.)
• Numérisation facile des documents papiers par glisser-déposer ou via un copieur multifonction
• Intégration automatique des factures électroniques par email ou via des collecteurs sur les portails fournisseurs
• Circuits de validation avec tampons personnalisables (validé, en litige, refusé, etc.)
• Alertes et rappels sur les factures à payer
• Ventilation comptable et export automatique des écritures vers les logiciels de comptabilité
• Tableaux de bord et statistiques personnalisables au format Excel ou graphiques
• Traçabilité complète des actions réalisées sur chaque document

J’ai pu tester l’intégration de factures papier en les numérisant depuis mon copieur, et constater la puissance du moteur de recherche pour retrouver rapidement les documents. L’indexation automatique est très pratique et fait gagner beaucoup de temps.

Les possibilités sont très larges, on peut vraiment configurer Zeendoc pour l’adapter précisément à ses besoins métiers et à sa manière de travailler au quotidien. C’est un gain de temps et d’efficacité considérable par rapport à un classement sur le réseau.

Interface

L’interface de Zeendoc est moderne, épurée et très intuitive. On se repère facilement grâce au menu latéral qui donne accès aux différentes fonctionnalités.

L’écran d’accueil présente un tableau de bord personnalisable avec des widgets :

• Nombre de documents dans le compte
• Derniers documents ajoutés
• Raccourcis vers les fonctionnalités importantes

Les classeurs et banettes sont représentés sous forme d’armoires et casiers, ce qui donne une vision très visuelle de l’organisation des documents.

L’ajout de documents est très simple par glisser-déposer ou en choisissant le fichier sur son ordinateur. Les documents sont directement indexés et les champs sont automatiquement renseignés grâce à la reconnaissance optique.

Les recherches se font via un moteur de recherche en langage naturel très efficace, qui donne des résultats instantanément pendant la saisie.

Chaque document peut être consulté en plein écran et on peut faire des recherches texte à l’intérieur. Des annotations, tampons et validations peuvent être ajoutés très facilement.

L’historique conserve toutes les actions effectuées sur le document, avec la date et l’utilisateur.

L’interface est donc à la fois moderne, épurée et très complète en termes de fonctionnalités. Tout est conçu pour simplifier au maximum la gestion documentaire des utilisateurs.